Je kent die kamer in je bedrijf wel waar meters stoffige mappen op zo mogelijk nog stoffiger planken staan te, jawel, verstoffen. Geef maar toe, dat is een kamer waar je niet graag komt. Maar het is ook een kamer die je voor veel andere dingen zou kunnen gebruiken. Daar is nu een oplossing voor: digitalisering. Met digitalisering zorg je dat al die papieren digitaal gemaakt worden. Dit scheelt je veel opbergruimte (en brandgevaar). Maar digitalisering doe je niet zomaar even zelf, daar heb je een gespecialiseerd bedrijf bij nodig. En laat dat nu bestaan!
Wat is het grootste voordeel van digitalisering?
Dankzij digitalisering kan je op ieder gewenst moment bij al je bestanden. Je kunt dus op ieder gewenst moment, waar je ook bent, je bestanden inkijken en er mee aan het werk. Of je nu even iets wilt teruglezen, een offerte wilt uitbrengen of een contract wilt afsluiten, alles kan, want je hebt, dankzij digitalisering, altijd alles bij de hand. Een ander groot voordeel is dat alles overzichtelijk wordt. Want het ene archiefsysteem is het andere niet. Soms zoek je je rot om één papier terug te vinden. Door de papieren op de juiste manier te digitaliseren en op te slaan zijn ze voor iedereen goed terug te vinden.
Digitalisering helpt je bedrijf
Door dat alle informatie gestroomlijnd is en op de juiste manier is opgeslagen, kun je het gemakkelijk terugvinden. Dat scheelt veel tijd. En je weet het: tijd is geld. Ook kun je er voor (laten) zorgen dat iedere werknemer precies bij die bestanden kan die hij of zij nodig heeft. De magazijnmeester heeft geen belang bij de salarisstroken en de HR manager heeft geen belang bij de voorraden in het magazijn. Iedereen kan dus goed aan het werk, zonder afgeleid te worden door overbodige informatie, dankzij digitalisering.
Digitalisering? Maar dan ben ik mijn spullen een tijd kwijt
Wanneer je papieren ingescand en opgeslagen worden, wil je er nog steeds bij kunnen. Het is niet handig als hele dozen met (vertrouwelijke) informatie je pand verlaten. Want wie weet wat er dan mee gebeurt? Digitalisering hoeft echter niet buiten de deur. Geef de dame of heer die dit voor jou gaat regelen een goede werkplek en geen enkel papier verlaat je bedrijf. Ja, tót je een ander bedrijf laat komen dat gespecialiseerd is in archiefvernietiging natuurlijk. Maar dat komt pas op het moment dat alles duidelijk is en werkt.